上司に退職することをメールで伝えても大丈夫?【マナーと注意点】

今働いている勤め先から退職して転職することを決意したけれど、上司の顔を見るとなかなか退職することを口に出せないという人は多いはずです。

こんな時にはメールでさりげなく打診してみるのもひとつの方法です。

退職の意思は口頭で伝えるのが本来のマナーなのですが、上司の方としてもある日突然「辞めます」と言われるよりは、メールなどで退職の意思があることを知らせてもらった方が心の準備ができます。

メールで退職を伝える際のマナーや注意点について、詳しく見ていきましょう。

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上司に退職することをメールで伝える時の注意点

アルバイトとして現在の職場に勤めている場合、退職したいと言ってもそれほど驚かれることはないはずです。

例えば自分の理想としている転職先が見つかった、本業である学業が忙しくなってきてアルバイトを続けられなくなった、親の転勤で引っ越さなければならなくなったのでアルバイトを退職しなければならないなど、理由はたくさんあるでしょう。

こんな場合には、まず上司にメールを送って退職したい意思を伝え、その後実際に顔を合わせた時にシフトの引き継ぎなど細かい打ち合わせをすればいいだけです。

メールを送る際に注意したいポイント

メールの件名には自分の氏名と「退職のご相談」と必ずはっきり書くようにしましょう。

仕事上、数多くのメールを受信している上司の場合にはこの2点を明記しておかないとメールを見逃してしまう可能性があります。

メールを送る時間にしても、最近ではスマホでメールチェックをする人が増えてきているので、真夜中や土日など非常識な時間帯は避けるようにしたいものです。

平日の午前9時から午後7時程度の間であれば、メールを送信しても失礼にはなりません。

メールアドレスは会社の総合受付などで使われているものではなくて、必ず上司が使用しているメールアドレスに送信するようにします。

退職する意思を伝えるメール【例文①】

退職する意思を伝えるメールの例文を挙げましたので、参考にしてみてください。
ーーーーー
件名:アルバイトの◯◯です。【退職のお願い】

◯◯店長、お疲れ様です。

突然の申し出で大変恐縮なのですが、一身上の都合により、△月末で退職させていただきたくメールを差し上げました。

ご迷惑をおかけいたしますが、次回のシフト時に次のご相談等をさせていただきたいと思っておりますのでよろしくお願いいたします。

誠に身勝手ではありますが、退職についてご了承いただけますよう、重ねてお願い申し上げます。

◯◯ ◯◯
ーーーーー

メールには退職の理由として「一身上の都合により」と書いておけば十分です。

「学業が忙しくなってきたから」などという理由をうっかり書くと、「じゃあ週に2日だけでも来てくれないか」と頼みこまれ、断れない状況に陥ってしまうことがあります。

退職したい理由は直接会った時にあっさりと説明しておけばいいでしょう。

退職する意思を伝えるメール【例文②】

退職することは決意したけれども、もう職場に出勤する意思がなく、しかも残っている有給休暇を消化したい場合には違う形のメールを送らなければなりません。

このようなケースではメールの件名も「退職のご相談」とせずに「退職のお願い」とします。

ーーーーー
件名:退職のお願い(◯◯課 △△ △△)

〇〇課長お疲れ様です。△△です。
休暇をいただき、ご迷惑をおかけしています。

突然の申し出になってしまうのですが、今月末で退職させていただきたくメールをお送りさせていただきました。

ここのところ体調が思わしくなかったため医師の診察を受けましたところ、体の不調が見つかり、しばらく治療に専念すべきだという診断を受けました。

ご迷惑をおかけして恐縮ですが、退職日までは有給休暇とさせていただければと存じます。

メールでの連絡となりますことをお詫びいたします。
これまで至らない私をご指導いただき、大変感謝しております。

誠に身勝手ではありますが、何卒よろしくお願いいたします。

△△ △△
ーーーーー
出勤する意思がない(できない)場合には、メールを送るのと並行して退職届を郵送する方が確実です。

メールを送っただけでは上司がちゃんとメールを受信したかどうか、読んだかどうかが確認できませんから、退職届を内容証明郵便として送付するのが一番です。

内容証明郵便であればいつ、誰が、誰宛にどんな内容の郵便を送ったかの証拠が残りますので、後々の退職手続きなどでトラブルが発生するのを避けることができます。

いつまでに退職の意思を伝えればいいのか

メールで退職の意思を伝えるのは、退職希望日の1ヶ月から2ヶ月前程度が理想的です。

就業規則などに退職の意思をいつまでに表明すればいいかが明記されている場合にはそれに合わせるようにします。

特に会社独自の決まりがない場合で、しかも期間が6ヶ月、1年などと定められてない労働契約を交わしているのであれば、退職日の2週間前までに退職の意思を伝えればいいと民法にも定められています。

とはいっても、忙しい職場では人員が一人かけると新しい人材を雇用するまでが大変ですから、できるだけ早く伝えるのがマナーといえます。

退職することを上司にメール以外で伝える場合

退職することは書面による退職届やLINEなどメール以外でも伝えることができますが、退職届は一度出してしまうと撤回ができない特徴があります。

また、LINEはメールよりもくだけた印象が強いのですが、職場で連絡事項の伝達などにLINEを率先して使用しているようなところでは、LINEで退職の意思があることを打診しておくのも悪くありません。

退職届を提出する

メールで退職の意思表明をするだけではなくて、書面で退職届を提出するのが正式なマナーです。

退職届は手書きが好ましいのですが、字が下手でうまく書けないという人はパソコンで作成してプリントアウトしたものを提出してもかまいません。

退職届のテンプレートというのは形が決まっていますから、手早く作ってしまうのがおすすめです。

「明日作ろう」「週末に作ろう」とぐずぐずしていると、引き継ぎに間に合わなくなってしまいます。

退職届【例文】
ーーーーー
退 職 届

私儀

この度、一身上の都合により、勝手ながら、
◯◯年×月×日をもって退職いたします。

◯◯年△月△日
           営業部
              ◯◯ ◯◯ 印

株式会社◎◎◎◎
  代表取締役社長 ◎◎ ◎◎殿

ーーーーー

退職届に使用する紙はA4かB5の上質紙が適当で、手書きの場合には黒のボールペンか万年筆を使用します。

作成した退職届は三つ折りにして封筒に入れますので、用紙の大きさに見合う長型の封筒を準備します。

会社の事務では請求書や領収書の送付に茶封筒をよく使っていますが、退職届には郵便番号の枠などが印刷されていない白無地の封筒を用意し、上半分のスペースに「退職届」と表書きします。

裏には自分の部署名と氏名を記します。

LINEで退職の意思を伝える

ーーーーー
◯◯店長、お疲れ様です。アルバイトの△△です。

突然のご連絡となり申し訳ございませんが、一身上の都合により◯月◯日をもって退職させていただきたいと思い、メッセージを送りさせていただきました。

◯◯店長には仕事を一から教えていただき、大変感謝しております。
引き継ぎなど細かいことに関しては次のシフトの時に相談させていただければと思っておりますが、◯◯店長のご都合はいかがでしょうか。

誠に身勝手ではありますが、何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーー
LINEのメッセージは間違って消去してしまうこともあるので、送ったら必ずスクリーンショットを撮っておくことをおすすめします。

LINEのグループを職場で作っている場合には、上司から退職の了承を得たら仲間に退職する旨をメッセージで送るのも悪いアイディアではありません。

これまで一緒に仕事できたことを感謝し、自分が退職した後の引き継ぎをよろしくお願いしますといった内容を盛り込めば円満な雰囲気で退職することができます。

上司に退職するメールを送った後の手続き

退職の意思をメールで表明し、上司の同意を得られたら職場での引き継ぎや書類手続きに移ります。

後任者が資料を必要とするような仕事であれば、引き継ぎ資料を作成します。

営業担当であった場合には顧客リストもわかりやすいようにまとめ、在職中に受け取った名刺はすべて会社に返却します。

年金手帳や雇用保険被保険者証を会社が預かっている場合には忘れずに返却してもらう他、所得税の年末調整に必要な源泉徴収票も発行してもらうのを忘れないようにしましょう。

退職することによって国民健康保険に加入する人、家族の扶養に入る人など様々ですが、「任意継続被保険者制度」といってそれまで会社で加入していた健康保険を引き続き利用することも可能です。

任意継続被保険者制度では最大2年間まで加入し続けることができ、医療費の一部負担金は国民保険と同じ3割です。

次の転職先が決まっていなくて、雇用保険の失業給付金をもらう予定の場合には離職票も必要になりますが、離職票は退職してから約1週間後に会社から郵送されてきます。

まとめ

ひとつの職場を退職する際には、たとえアルバイトでもマナーに則った退職手続きを行うようにしたいものです。

一定条件をクリアしていれば失業給付金をもらえる可能性もありますが、電話一本でアルバイトを辞めてしまったりすると会社側が必要な手続きを渋ることがあります。

さらに職場によっては「今どうしても退職するのなら損害賠償を請求する」と強く出てくるところもありますから、就職する時と同じように気を使って退職することが大切です。

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