【円満退職のおすすめ】退職を上司に報告する際のマナー

転職先が見つかった、本業である学業が忙しくなってきたのでアルバイトを続けられなくなったなど、勤め先を退職する理由は様々ですが、上司に退職することを報告する際にはマナーに気を配ることが大切です。

マナーにきちんと則って報告を行えば、退職に関する諸手続きもスムーズに行き、円満退職をすることができます。

円満退職を心がけないと、失業給付金をもらう際に金額が少なくなるなどといった不都合が出てきますので、マナーをしっかりと守って次のステップへと進むように心がけたいものです。

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退職を上司に報告する方法

退職を決意したら、なるべく早いうちに上司に報告することが円満退社の秘訣です。

一人職場の人員が欠けることになると、職場としては求人募集広告を出して面接を行い、新しい人材を雇わなければならないわけですから、引き継ぎのために最低でも数週間の日数を必要とします。

ですから退職を希望する日の1ヶ月から2ヶ月前までには上司に退職したい旨を報告しておくのがマナーです。

会社によっては就業規則に「退職する際には退職日の1ヶ月前までに意思を表明すること」なぜと明記されていることがありますので、就業規則をよく読んで報告が遅くならないようにしましょう。

労働期間が特に「6ヶ月」「1年間」などと定められていない場合には、退職の2週間前までに報告すればいいと法律では定められていますが、円満退職を目指すのなら法律よりも会社の就業規則を尊重することをおすすめします。

口頭で直接報告する

退職したいことを上司に伝えるには、口頭で直接報告するのが一番です。

とはいっても、何の前触れもなくいきなり「◯月◯日に退職します」と言ってしまったのでは無礼な印象を与えかねませんので、まず最初に「◯◯課長、今後のことでお話があります。お時間をいただきたいのですがいつがよろしいでしょうか」と聞いてみましょう。

こう言われれば上司の方としても「退職を考えているのかもしれない」と察しが付くので、驚かずにゆとりを持って退職の報告に対応することができます。

退職の意思を報告するタイミング

急病などといった突発的な理由で辞めるのではない限り、退職の報告をするのはできるだけ会社の業務が暇な時期にするのが常識です。

明らかに繁忙期なのにも関わらず、上司に「今月いっぱいで辞めさせてください」と報告しても、「今忙しい時期だから後にしてくれないか」などと相手にされないことが考えられます。

プロジェクトが進行している途中や人事異動で大任を任された直後に退職するのも無理があるので、人事異動の前やプロジェクトが一段落した時期が退職を報告するには適切な時期といえます。

尚、退職する意思を固めたからといって、上司に報告する前にそのことを同僚に打ち明けるのはやめておいたほうが無難です。

その話が万が一、他の部課などに広がってしまい、そこから直属の上司に伝わってしまうと上司が気分を害することがあるからです。

退職理由は「一身上の都合」が一般的

上司とアポを取ったら、「お忙しいところお時間を取っていただいて恐縮です。実は来月いっぱいで退職させていただきたいと考えております」というように、柔らかい言葉で退職の意思を報告しましょう。

退職理由を聞かれたら「一身上の都合」と答えるのが無難ですが、職場の残業時間が月に100時間を超えるなど、明らかに労働条件が悪いために退職する場合にはその旨を明確にしておく方が得策の場合もあります。

失業給付金をもらう際には個人都合で辞めたのか、それとも会社都合で退職したのかによってもらえる金額が違ってくるからです。

また、転職先の会社が「どうして前の会社を退職したのだろう」と疑問に思って調べた時に、正当な理由がないと「うちの会社もすぐに辞めるかもしれない」と判断されてしまう可能性があります。

さらに、本当に残業時間が多すぎるのが退職の理由である場合には、残業が少ない別の部課で働いてみてはどうかという提案がなされる可能性もなきにしもあらずです。

上司に退職の意思を報告する際には、「◯月◯日に辞めます」と断言せずに、あくまでも「退職のご相談」という姿勢を保つのも円満退社の秘訣です。

メールで退職の意思を報告する

上司にいきなり口頭で退職することを報告するのは気が引けるという人も多いはずですが、こんな時にはメールを活用しましょう。

メールは上司が時間がある時に読むことが出来ますし、書面として証拠が残りますので、退職希望日を勘違いされる心配もありません。

メールを送る際には必ず直属の上司個人のメールアドレスに送るように心がけることが大切です。

会社の代表メールアドレスや勤務しているの総合メールアドレスに送ってしまっても、上司に届かない危険があるばかりではなくて、退職の意思が別の上司に先に伝わってしまい、直属上司のメンツを潰してしまう心配もあります。

最近ではスマホでメールを受信する人が増えてきているので、メールを送る時間帯にも気を配らなければなりませんが、平日の終業時間直後から午後8時ごろの間に送れば失礼になりません。

上司がメールを見逃すことがないように、件名には自分の氏名と「退職のご相談」などと明記しておきましょう。

【例文】メールで退職を報告する場合
ーーーーー
件名:「退職のご相談」 ◯◯(氏名)

◎◎課長

お疲れ様です。◯◯です。

お忙しいところ恐れ入ります。
突然で恐縮なのですが、△月△日をもちまして退職をさせていただきたいと思い、メールをお送りさせていただきました。

詳しい退職理由などに関しては直接会ってお話ししたいと考えております。

つきましては、退職のお手続きなどについてご相談させていただきたいので、一度、お時間をいただけますでしょうか。

お手数おかけしますがよろしくお願い申し上げます。

署名
ーーーーー

「これ以上出勤はしたくない」といったよほどの事情がない限り、メールは上司に直接会って退職することを報告するための打診だと考えればいいでしょう。

LINEを使ってもいい場合

職場が店舗の場合などは上司や同僚との連絡にメールではなくてLINEを頻繁に使っているところもあるはずです。

こういった職場ではLINEを使って退職する意思があることを報告するのも失礼ではありません。

LINEなら瞬時にメッセージが届きますから、シフト時間の関係で上司と直接会えないような場合には便利な方法ということができますし、退職の意思を報告する手段としてLINEは法的に有効でもあります。

LINEのメッセージはスマホに保存されているため、スマホを落としてしまったらメッセージをリカバリーできないという脆弱性がありますから、後になって問題が出てきた時に困らないようにメッセージを送った段階でスクリーンショットを撮っておくといいでしょう。

【例文】LINEで退職を報告する場合
ーーーーー
◎◎店長、お疲れ様です。アルバイトの◯◯です。

突然のご連絡となり申し訳ございませんが、一身上の都合により◯月◯日をもって退職させていただきたいと考えております。

本来直接お会いして伝えるべきところですが、LINEでの報告となってしまい申し訳ございません。

次のシフト時に退職の手続きなどについて相談させていただきたいと思いますが、ご都合はいかがでしょうか。

お手数をおかけして恐縮ですがよろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯(氏名)
ーーーーー

退職を上司に報告して受け付けられなかった場合

職場がちょうど繁忙期に当たっているような場合、退職を上司に報告しても「今は忙しい時期だから辞めるのは後にしてくれないか」などとかわされてしまうことがあります。

次の転職先が既に決まっていて、退職日を変更できないような状況にある時は、退職届を総務部に郵送してしまうのもひとつの案です。

退職届を郵送する

退職届は郵送したという証拠が残るように、必ず郵便局から出すことが望ましいのですが、書留だけでは「いつ、誰が誰宛に書類を郵送したか」という証拠は残っても、「どんな内容の書類を郵送したか」まで証明することはできません。

ですから、後々のトラブルを避けるためには「内容証明郵便」として郵送するのがおすすめです。

内容証明郵便であれば、会社宛に送った書類(退職届)のコピーが5年間郵便局に保存されますので、会社側としては「退職届を受け取っていない」と主張できないことになります。

内容証明郵便は扱っている郵便局と扱っていない局とがありますので、最初に調べてから書類と封筒を持参しましょう。

退職を上司に報告したら諸手続きも忘れずに

退職する際には健康保険や雇用保険、年金に関しての手続きを忘れずに行う必要があります。

会社に雇用保険被保険者証と年金通帳を預かってもらっている場合には返却してもらい、逆に会社から預かっている健康保険被保険者証を間違いなく返却しなければなりません。

退職した後の転職先がまだ決まっておらず、失業給付金をもらう予定のある人は会社側が手続きをして離職票を出してもらわなければなりませんので、早めに請求しておきましょう。

離職票は退職した日の約10日後に、自宅に郵送されてくるようになっていますので、会社に登録してある住所が正しいかどうかも確認しておくことをおすすめします。

まとめ

退職することを上司に報告するのはかなり気が重い、という人は多いはずですが、自分の次のステップアップのためだと思えば少しは精神的な負担が軽くなるでしょう。

ブラック企業でもない限り、マナーを守って切り出せば上司の方も穏便に対応してくれるはずですから、最初にメールなどで「ご相談」という形で退職の意思があることを報告し、実際に会った時に退職の理由を説明するという流れを作るのがスムーズに円満退社するためのコツです。

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