正社員にしろアルバイトにしろ、退社をすることが決まったら勤め先に退職届を出さなければなりません。
退職届に必要なものとしては封筒や用紙がありますが、マナーに外さないように選べば相手も好意的に受け取ってくれるに違いありません。
「キャリアアップをしたいから」「結婚して専業主婦になるから」など退職の理由は人さまざまでしょうが、退職届の書き方にも心を配って円満な退職をしたいものです。
退職届に必要なもの【封筒・用紙】
職場によっては電話一本で退職する意思を告げる人もいれば、メールや LINEで「退職します」と連絡する人も少なくはありませんが、正式な手続きを踏んできちんと退職したいというのであればやはり退職届を書いて提出するのが本筋です。
退職届は形式が決まっているのでテンプレートを手に入れれば書くこと自体はそれほど難しくありませんが、退職届にふさわしい封筒を選ぶ、宛名や差出人の書き方のマナーを外さないといった気配りは大切です。
ではどんな封筒を選べばマナーにかなっているのか、具体的に見ていきましょう。
封筒の種類
退職届に使う封筒は白の無地でなければなりません。
クラフト紙でできた茶封筒を使用する人がたまにいますが、茶封筒は白の封筒よりも値段が安く、領収書や請求書を送るといったごく事務的な書類を送る際に用いられるもので、退職届としてはふさわしくありません。
白封筒の他に中身が透けないように紫色の袋との二重構造になっている二重封筒などを選ぶようにしましょう。
白封筒の中には郵便番号を書く赤色の枠があらかじめ印刷されているものがありますが、これは避けるようにしましょう。
封筒のサイズは「角形◯号」「長形◯号」と表されていますが、退職届には縦に長い長形を用います。
退職届を書く用紙のサイズに合わせて封筒のサイズを選ぶことになりますが、A4用紙の場合には長形3号（120ｘ235mm）、B5の用紙を使う場合には長型4号（90×205mm）の封筒を合わせます。
退職届を手書きで便箋に書く場合に「セミB5」（177×250mm）というサイズがありますが、この場合にもB5の場合と同じ長型4号の封筒を使います。
尚、用紙は三つ折りにして封筒に入れます。
封筒の書き方
退職届を出す際に失礼があっては困るので、封筒の表書き・裏書きをしていて書き損じた場合には必ず新しい封筒に書き直すようにしましょう。
ちょっとの間違いだからといって修正液を使うのはNGです。
筆記用具は黒のボールペン又は万年筆が無難です。
黒のマジックや筆ペンは目立ち過ぎるので退職届にはふさわしくありません。
退職届は直接上司に手渡すことが多いので、表書きに住所や会社名は書かずにただ単に「退職届」と書きますが、中央よりも上よりになるようにバランスを見ながら書きましょう。
封筒の裏には自分の部署名と氏名を左下に、もちろん縦書きで書きます。
退職届を封筒に入れる際には折り目をきっちりとつけて曲がらないように三つ折りにしてから入れます。
退職届を手渡す場合には封は特にしなくてかまわないというのがルールですが、のりシール付きの封筒の場合には封をして合わせ目に「〆」と書いておきます。
のりシールが付いていない場合にはフラップを折り曲げてだけおきます。
真っ白の無地の封筒はちょっとしたことでも汚れてしまうので、提出する前はクリアファイルに入れておくことをおすすめします。
退職届【例文】
退職届を書く際には難しく考える必要はありません。
インターネットで検索すればテンプレートがすぐに入手できますが、パソコンで作成してプリントアウトする際にはインクの文字が黒くくっきりしていることが大切です。
会社によっては規定の退職届を用意しているところもありますので、上司に退職の意を伝える時にそのあたりを確認しておくといいでしょう。
規定の退職届があるような会社は退職届も上司ではなくて人事部宛に提出するなどの決まりがありますので注意しなければなりません。
特に規定のフォーマットがない会社の場合には次に挙げた退職届の例文を参考にしてみてください。
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退 職 届
私儀
この度、一身上の都合により、誠に勝手ではありますが◯◯年◯月◯日をもって退職をいたします。
◯◯年△月△日
営業部
◯◯ ◯◯ 印
株式会社◎◎
代表取締役社長◎◎ ◎◎殿
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退職届に必要なもの【退職届の出し方】
退職届を書き終えて封筒に入れたら手渡すのが原則ですが、やむを得ない理由で直接提出できない場合、病気療養中などの時には郵送をすることもできます。
郵送する場合の注意点
郵送する場合は白無地の封筒に宛名を書くわけではなく、で渡す場合と同じように表には「退職届」、裏には自分の部署と氏名を書いた白封筒を一回り大きな封筒に入れます。
退職届が長型4号なら長型3号、退職届が長型3号なら角形5号の封筒に入れ、添え状と一緒に退職届を入れます。
添え状は退職届が入っている封筒の上に重ねて入れることで外側に文字が透けないというメリットもありますから、ごく簡単なものでいいので入れてことをおすすめします。
添え状例文
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拝啓 貴社益々ご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
このたび一身上の都合により退職させて頂くこととなりました。退職願（届）を同封して提出させて頂きますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
長い間大変お世話になりました。
末筆ながら 貴社のご発展をお祈り申し上げます。
敬具
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宛名には会社の住所と会社名、上司の氏名を書き、左下に赤ペンを使って「親展」と書きますが、親展というのは「受取人本人以外は開けないでください」という意味です。
自分の住所と氏名は裏面の左側、真ん中から下あたりの位置に記入します。
切手代が足りない、相手が受け取ったかどうかわからないといったトラブルを避けるためにも退職届はポストから投函せずに必ず郵便局から出すようにしたいものです。
通常の場合は書留で送付するだけで十分ですが、会社側が受け取ってくれない危惧がある、退職することでもめているような場合には「配達証明」を付けて出します。
直接手渡す
退職届を上司に直接手渡す場合には、いきなり渡さずに事前にある程度の打診をしておくことが大切です。
できれば退職希望日の1ヶ月前、少なくとも2週間前までには退職したい旨を口頭または電話、メールなどで伝えておくようにしましょう。
会社としては一人欠員が出ることで代わりの人を雇用しなければなりませんし、仕事の引き継ぎなどのことも考えると退社の意思を早めに伝えておくことがマナーです。
手渡すタイミングとしては午前中が理想的です。
仕事が始まってすぐか、お昼時間に入るちょっと前に渡せば仕事の流れに支障をきたすこともありません。
退職届を手渡す場合には添え状は必要ありませんが、「お世話になりました」等の心のこもった言葉は必要です。
退職届に必要なもの【退職手続き】
退職届を出したら、退職手続きに必要なものを忘れていないかどうかをチェックしましょう。
中には次の職場に就職するために必要なものなどもありますから、早めに確認しておくことをおすすめします。
会社に返却するのに必要なもの
まず、会社に返却するのに必要なものには「健康保険被保険者証」があります。
会社に所属している間は会社を通じて保険に加入しており、退職と同時に健康保険から脱退するわけですから、被保険者証は会社に返却します。
身分証明書（社員証）やカードキー、社章、会社で作ってもらった名刺など退職届を出した会社の社員であることを証明するのに必要なものはすべて返却します。
これまでに仕事をしてきた上で取引先から受け取った名刺も、原則的には返却することになります。
社費で購入した書籍や文具、さらに業務で作成したデータなどもすべて返却するようにしましょう。
忘れやすいのが通勤定期券ですが、経理がきっちりしている会社の場合には退職日までに精算をして返却するのがマナーです。
会社から受け取る際に必要なもの
「雇用保険被保険者証」は転出先の企業に提出するのに必要なものなので、忘れずに返却してもらうようにしなければなりません。
次に勤める会社がまだ決まっていない場合には雇用保険の失業給付に雇用保険被保険証が必要になります。
年金手帳も転出先の企業に提出しなければならない必要なものなので、退職届を出したら早めに担当者と連絡を取っておくといいでしょう。
「源泉徴収票」も所得税の年末調整に必要なもので、たとえ転出先の企業が決まっていなくても所得税の確定申告時に使用することになります。
「離職票」も雇用保険の失業給付を受ける際に必要なものですが、手続きに相当の日数を要しますので退職後に自宅に郵送してもらう流れになります。
アルバイトと正社員とでは退職届を出した後に会社から受け取るのに必要なものが若干違いますので、勤め先の経理部で早めに確認しておいた方が安心です。
まとめ
以前は日本の企業では普通であった終身雇用制度ですが、最近では結婚や出産などといった人生のステージに合わせて勤め先を変えることが一般的になってきています。
とはいえ、長い人生の間には一度お世話になった企業とどこでどんな風に再び巡り会うか分かりませんから、退職届を提出する際にも礼を尽くして円満退社をしておくことが重要です。
退職届は書式が決まっており、作成するのは難しくありませんので「今日はもう遅いから明日書こう」「来週提出しよう」と後伸ばしにしないで、できるだけ早く書いて提出した方が気が楽になります。