退職手続きを郵送する際のポイント【マナーを忘れずに!】

今勤めている職場を退職することが決まった場合には、所定の手続きを行うことが大切です。

退職届は上司に直接手渡すこともできますが、やむを得ない事情の場合には郵送することも可能です。

退職届を郵送する際にはどんなことに気をつけたらいいのか、どんなマナーがあるのかについて詳しく見ていきましょう。

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退職手続きを郵送する【必要なもの】

退職手続きを郵送する際にはマナーにのっとって書類を整えることが大切です。

1年間アルバイトとして働いたにしろ、10年間正社員として働いたにしろ、勤め先を退職する際にはできるだけ円満退社を心がけることが大切ですから、封筒の選び方一つにしても心配りをすることをおすすめします。

退職届にふさわしい封筒

退職届を郵送する場合には、まず退職届を白無地の封筒に入れることがポイントです。

職場では茶封筒がよく使われますが、茶封筒は単価が安く、請求書や領収書を送付するときなど事務的なシーンで使われることが多いのが特徴で、退職届を出すには不適切と考えられます。

白封筒の中でも郵便番号を記載する枠のないものが退職届にはおすすめですが、封筒のサイズは退職届に使う用紙の大きさによって異なってきます。

退職届のサイズが A4(210×297 mm)の場合には封筒は長型3号(120×235 mm)が適していますし、B5(182×257 mm)で退職届を作成する場合には長型4号(90×205 mm)の封筒を選ばなければなりません。

退職届の封筒には黒のボールペンか万年筆を使い、中央よりもやや上に「退職届」と表書きします。

裏面の下方左側には自分の部署名と氏名を縦書きではっきりと書きます。

退職届は三つ折りにし、折り目をしっかりとつけた上で封筒に入れます。

退職届の書き方

退職届を書こうと思うとなんとなく億劫で延ばし延ばしにしてしまう人がいますが、書式はごくシンプルなものですから面倒がらずになるべく早く作成するようにしたいものです。

インターネットで検索すれば退職届のテンプレートはすぐに入手することができますが、ここに例文を掲載しておきますのでぜひ参考にしてみてください。

ーーーーー
退 職 届
私儀
この度、一身上の都合により、
◯◯年◯月◯日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

          ◯◯年◯月◯日
          ●●部●●課 
          △△ △△(自分の氏名)
                      印
株式会社◎◎◎
代表取締役社長◎◎ ◎◎殿
ーーーーー

退職届は縦書きでも横書きでもかまいませんが、横書きの場合には本文の前に日付と自分の所属・氏名、宛先が入ります。

郵送の仕方

退職届というのは本来、職場で直接上司に手渡すべきものですが、郵送する場合には必ず書留にして送るようにしましょう。

自分で切手を貼ってポストに投函することもできますが、万が一切手代が不足していたり、勤務している企業から「受け取っていない」と言われたりするのを防ぐために必ず郵便局に赴くことが大切です。

退職届は書留で郵送しておけば先方が受け取ったかどうかが確認できます。

現在の勤務先とトラブルがあり、「退職届を受け取っていない」と言われて困る場合には内容証明をつけて送るのがおすすめです。

内容証明

まだ残っている年休を退職時までに消化したいけれども会社が渋っている場合、退職届を手渡しても会社側が受け取ってくれないような場合には通常の書留ではなくて内容証明郵便で出すのが得策です。

書留で送っただけでは「確かに受け取ったけれども内容については確認できない」と言われてしまっても反論できませんが、内容証明郵便であれば郵送した書類の内容が郵便局に保存されますので、後からトラブルになる可能性が少なくなります。

退職するかしないかで会社と揉めている場合には、会社に退職届を送付する旨を伝えないようにしましょう。

そうしないと内容証明郵便の受け取りを会社から拒否されることがあります。

また、封筒には「退職届在中」などと絶対に書かないようにすることも重要ですから、「親展」とだけ書いておくようにしましょう。

親展というのは宛名に書かれている人にだけ読んで欲しいという意味で、プライバシーを尊重して欲しい時に用いる言葉で、封筒が縦書きなら宛名の左下、横書きの場合には宛名の右下に赤色のペンで記入します。

「内容証明郵便」というのはいつ、誰が、誰に対してどのような文章を郵送したのかを郵便局が証明する郵送方法のことを言います。

内容証明郵便を出すにあたって封筒や用紙に特に決まりはありませんが、手書きで退職届を作成する場合には内容証明用の原稿用紙も販売されていますのでこれを使用するのも便利です。

内容証明郵便では退職する会社に郵送する原本の他に郵便局で保管する謄本と自分で保管しておく謄本、3通同じものが必要です。

内容証明郵便を送る際には一般郵便の郵送料金に加えて書留料金プラス内容証明の加算料金(430円)が必要になります。

内容証明郵便は郵便局から出す他に、「e内容証明」といってインターネット経由で郵送できる方法もありますのでこれを利用するのもいいかもしれません。

内容証明で出せる手紙の書式は決まっており、1枚の用紙に入る文字数は520文字と限られていますので、縦書きであれば20字×26行以内、横書きなら20字×26行以内・13字×40行以内・26字×20行以内のいずれかを遵守するようにしましょう。

内容証明で退職届を送る場合には書類の到着日から2週間以上経過した日が退職日の日付となるように留意し、郵送オプションで「配達証明」をつけるのを忘れないようにします。

勤務先との意思疎通が十分に行われていない場合、勤務先が退職を拒否している場合には内容証明郵便の受け取りが拒否されることも稀にありますが、内容証明郵便を送付することによって「退職したい」という意志は伝わっています。

受け取りを拒否されても通知は相手方に到着しており、その時点で効力が生じていると民法にも定められていますので、たとえこじれたとしても勤め先に書類が到着して2週間経過すれば退職することができるということを忘れないようにしましょう。

内容証明郵便で退職届を郵送するということは円満退社とは程遠いので、有給が残っていても消化できないといったデメリットが出てくる可能性もありますから、どの点で折り合いをつけるか、どこまで穏便に事を解決できるかについても考えてみる必要があるでしょう。

退職手続きは郵送でOK! 忘れてはいけないこと

会社を退職する際には次の会社に転職するために必要な書類や手続きなども忘れないようにすることが重要です。

転職先の企業が決まっていなくても必要書類さえあれば失業保険をもらうこともできますので、書類手続きはきちんとしておくことが大事です。

会社に返却するもの・会社から受け取るもの

今勤めている会社を退職して、翌日には他の企業に転職する場合には「雇用保険被保険者証」の他に「源泉徴収票」「雇用保険被扶養者異動届」などを転職先に提出する必要があります。

転職先がまだ決まっていない場合には「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を退職から五日以内に管轄の年金事務所に提出することも大切です。

また、「雇用保険被保険者資格喪失届」に関しても退職日の翌々日から数えて10日以内に年金事務所に提出しておきます。

これらの作業が滞ると次の転職時の書類手続きに手間取る、あるいは失業保険がもらえないといった事態が起こりかねません。

また、現在の勤務先の社員証や被保険者証などは退職日に会社に返却しなければなりませんので覚えておきましょう。

退職届を郵送して手続きする場合

退職届を郵送する場合には、白無地の封筒に退職届を入れた後に一回り大きい封筒に入れて郵送することになりますが、退職届だけを送りつけたのではマナー違反になりますので、必ず添え文を入れるように心がけたいものです。

添え文はFAXを送る際に「FAXをお送りします」と添える文書のようなものなので、あまり難しく考えずにフォーマットに沿って書くだけで大丈夫です。

添え文に使用する紙は退職届が A4サイズであれば A4、B5サイズの場合には B5とを用い、縦書きか横書きかも退職届に揃えます。

添え文に必ず入れなくてはいけないのは日付と宛先、そして差出人ですが、例文を載せてみましたので参考にしてください。

退職届を郵送する場合に同封する添え文【例文】

添え文
ーーーーー
◯◯年◯月◯日

◎◎株式会社
◎◎課 ◎◎ ◎◎課長様

          ◎◎課(自分の所属する課)
          △△ △△(自分の氏名)

拝啓 時下益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。

この度、一身上の都合により退職させていただくことになりましたので、退職届を提出させていただきます。

よろしくご査収願います。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具
ーーーーー

添え文は「退職届」という文字が外から見えないように退職届の上に重ねるようにして封筒に入れます。

「本来ならば持参するべきなのですが、郵送にて失礼いたします。」「◎◎課長には公私共々ご指導いただき、感謝の念に堪えません。」などと個人的な一文を入れるのもいいアイディアです。

まとめ

今まで働いてきた企業を退職して転職する際には出来るだけ穏便に円満退職をしたいと思うのが普通ですが、勤め先によってはなかなか退職させてくれないこともあります。

こんな時には退職届を郵送しておくことによってトラブルなく書類の手続きができるようにしましょう。

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