円満退社するために【上手な退職願の提出方法】

現在勤めている会社に100%満足している人はいないと思いますが、退職願を出すためにはそれなりの理由を固め、提出するタイミングを図る必要があります。

せっかく希望を持って就職した職場を退職したいと思うまでに至るにはさまざまな要因が作用しているはずです。

会社を退職するためには入社した時以上のエネルギーが必要になることも珍しくありませんし、退職のために被るストレスも並大抵のものではありません。

より良いキャリアを積むため、収入などを含めた勤労条件を改善するためなど退職の理由は人さまざまですが、次のステップに進むためには現在の会社を円満退社することも大切です。

ここでは失敗しない退職方法、転職先で上手にキャリアアップするための退職の仕方についてまとめてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。

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退職願はいつ提出したらいいの?

退職したいという意思が固まったら、できるだけ早く直接の上司に伝えることが大切です。

雇用側としては、重宝している人材が一人欠ける際には新しい人材を雇って業務に支障をきたさないようにすることに細心の注意を払わなければならないわけですが、退職したいことを伝えるのが遅くなるとそれだけ人材確保に時間がかかってしまいます。

労働者が退職する際には民法によって労働者の権利が守られていますが、これに従えば退職希望日の2週間前までに退職の意思を伝えればいいことになっています。

ですから退職願を出すのであれば退職したい日の2週間前までに上司、あるいは人事部に提出することになります。

退職願を提出する時期

退職願は書面で提出するのが基本ですが、その前にまず上司に退職するつもりであることを伝えるのが通常の流れです。

特にパワハラやセクハラがない場合にはいきなり書面で退職願を出すよりも、直接の上司に相談して意向を伺うことが円満退社の秘訣となります。

退職に関しては「退職希望日の2週間前までに退職を申し出る」のであれば問題なく辞められると法律でも定められていますから、辞める日の1ヶ月前までには上司に口頭で相談し、了承を得た上で退職願を出し、退職2週間前になったら退職届を出すというのが常識的な流れになります。

つまり、退職願を提出するのは退職前1ヶ月〜2週間ということになります。

ただし就業規則に退職の1ヶ月前までに意思を伝えること、と明記されている場合にはこれを尊重します。

労働者の退職に関しては民法にも規定されている

労働者の権利に関しては労働基準法に細かい規定が定められていますが、退職に関しては民法の628条と629条に別途規定がなされていますので、退職を決意したなら大まかに民法をおさらいしておくと損をしません。

退職願を提出する方法

退職願を提出する方法としては手渡しが一般的ですが、場合によっては郵送する方法もおすすめです。

それぞれの雇用形態や職場の環境に合わせて、最善の提出方法を選ぶようにしましょう。

「退職願」と「退職届」の違い

退職の意志を表明する方法としては口頭で伝える意外に退職願あるいは退職届を書面で作成して提出する方法がありますが、「退職願」と「退職届」の違いがよくわからないという人も多いはずです。

一般に、退職願といった場合には退職する意思のあることを会社や経営者に願い出るという意味合いが強いので、場合によっては会社に拒否されることもあり得るわけです。

これに対して退職届というのは自分の退職を通告するための書類であって、会社側に可否を問うわけではありませんから拒否される心配はありません。

法律上、労働者の権利は守られていますので、退職届を出せば雇用側が「辞めてはいけない」と主張する権利はないわけです。

とはいえ、代わりの人材の確保が難しい、あるいは新しい職員を採用するのに時間がかかる職場では、まず最初に退職願を出して辞める意思を伝え、上司の了解を得た上で退職届を出した方が物事が丸く収まり、ひいては円満退社をすることができます。

ですから可能であれば最初に退職願を提出し、問題がないようであれば退職届を出すというように徐々にステップアップをして穏便に会社を辞めるのがおすすめです。

退職願はどこに提出する?

勤め先の企業によっては転職届と退職願の区別をつけておらず、独自の転職願フォーマットを所有しているところもあります。

こんな場合には早めにフォーマットを請求しておき、指定期限に遅れないように転職願を提出しなければなりません。

退職願の提出先は「自分が所属する部署の直属の上司(課長または部長など)」または会社の代表者です。

退職願というと退職日がまだ決定してないというイメージがありますが、退職願を出す限りは「◯月◯日に退職する」という決意を固めておくべきでしょう。

会社によっては退職願に関する決まりが就業規定によってきちんと決まっている所もありますので、こういう場合には決まりに添って作成した退職願を人事部などに提出することが必要になってきます。

退職願を提出しなかった場合

退職することを上司に口頭で報告したとしても、退職願という書面の形で提出しておかないと退職手続きが滞ってしまう事がありますので注意したいものです。

退職する際には社会保険や雇用保険の手続きを済ませなければなりませんが、書類としてきちんと提出しておかないと手続きがスムーズに行われないことがあります。

離職票ひとつに関しても、退職願を提出しないことによって会社側のハローワークに対する届出が遅れ、これが原因で失業保険の受給が遅れてしまうことも考えられますのでくれぐれも気を付けなければなりません。

次の転職先企業が決まっている場合にも、現在の職場での退職手続きが問題なく行われないと社会保険その他の面で支障をきたすことがあります。

会社を辞めるということは大変なストレスと労力を要するものですが、書類手続きなどは怠らずにしておかないと次の段階への上手なステップアップをすることができないということを心がけておきたいものです。

退職願を提出するときはこんなことに注意!

退職願は「確かに退職する意思を申し出た」ということを証明する為の大切な書類でもありますから、おざなりに作成せずに後々、証拠としても役に立つようにしておきたいものです。

退職願を提出する際に準備するもの

退職願は退職届と同様にA4かB5作成するのが常識です。

用紙には白の上質紙を使用し、手書きかパソコンで作成します。

本来であれば手書きの方がマナーに叶っているのですが、字が下手な場合にはパソコンで作成してプリントアウトしてしまっても全然かまいません。

退職願に使用される封筒

退職願はできるだけ「角が立たない」形で提出することによってトラブルを回避することができますので、封筒にしても目立たなくしかもマナー違反の恐れのない白地の無地が最適です。

白無地封筒の中には郵便番号を書く赤い枠が印刷されているものもありますが、退職願にはふさわしくないとされています。

また、請求書を送付するなど事務的な書類を送るのによく使われる茶色の封筒も退職願ではNGとされています。

退職願は三つ折りが原則ですから、封筒の大きさは退職願がA4用紙なら長型3号(120x235mm)、B5用紙の場合には長型4号(90×205mm)を使用します。

筆記用具その他の注意点

筆記用具には黒字のボールペンか万年筆がおすすめで、同じ黒色でもマジックペンや筆ペンは目立ち過ぎるので使用を控えます。

封筒の表には上半分のスペースにバランスよく「退職願」と書き、裏面の左下半分に自分の所属する部署名と氏名を記入します。

字を間違えた場合には修正液を使用するのはマナー違反なので、新しく書き直すことが原則です。

白地の封筒は汚れやすいので、退職願を手渡しする場合にはクリアファイルに入れておくようにしましょう。

汚れていたり端の折れている退職願を提出すると悪印象を与えかねません。

退職願の書き方【例文】

退職願はフォーマットが決まっていますから、それに従って書けば特に頭を悩ませる必要もありません。

退職願の例文を下記に掲載しましたので参考にしてください。

ーーーーー
◯◯年◯月◯日
◎◎株式会社
代表取締役社長 ◎◎ ◎◎殿

退 職 願

このたび○○年○○月○○日をもちまして、一身上の都合により、退職させていただきたくここにお届け申し上げます。

退職後の連絡先は以下のとおりです。


・住所
・電話

以上
△△課 △△ △△ 印
ーーーーー

退職願ではなぜ退職したいのかなどを詳しく書く必要もありませんので、苦労しなくてもすぐに書けるはずです。

最後の自分の氏名の脇には捺印をしますが、退職願の場合シャチハタはNGです。

印鑑はかすれたり一部が欠けたりすると失礼ですから、濃い朱肉を使ってくっきりと捺印するようにしましょう。

退職願を郵送する際には添え文も同封するのがマナー

退職願を手渡しするのではなく郵送する場合には、退職願の封筒の上に重ねて一回り大きい封筒に入れれば「退職願」の文字が外から見えることがありません。

添え文はFAXを送信する際に添える文章程度のもので十分ですから、手間を惜しまずに手書きで作成すれば好感度もアップします。

まとめ

会社を辞めることをなかなか言い出せずに転職のチャンスを逃してしまっている人は多いものですが、一度切りの人生なのですから好条件の転職先が見つかったら迷わずにどんどんキャリアアップすることも大切です。

退職願や退職届はマナーをよく守って提出すれば退職手続きでトラブルに煩わされないばかりではなく、失業保険をもらう際、または新しい職場に就職するといったシーンでも大いに役に立ってくれます。

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