退職するとなったらたいていの場合、退職届を書くことになります。しかし初めて退職届を書く人にとって、テンプレを知らないとどうしたらよいか分からないでしょう。
素直に上司に聞くのも良いですが、常識知らずとして扱われるのも嫌なものです。
そこで今回は退職届のテンプレートの書き方を紹介していきます。退職届の正しい書き方が分からないという人でも、このテンプレに従って記入すれば問題ありません。
退職届を書く理由
実は法律的に見ても退職届を会社に提出する義務はありません。そのため退職届を出さずに口頭で退職の意志を伝えるだけで退職できます。
しかし退職届がないと退職関係のトラブルが発生した時に、書類で退職を証明できないため不利になりやすいです。例えば退職の意志を口頭で伝えただけならば聞いていないということもできます。こうなるともう一度手続きし直す必要があるので、退職するまでに時間がかかるでしょう。
逆に退職届を出しておけばこのようなトラブルもなくスムーズに退職できます。このように従業員としては退職届を出しておいた方が安全なため、会社を辞める際には必ず渡しておきましょう。
その上でコピーを手元に置いておくことで、手元にも証拠が残るのでおすすめです。
退職届を出す前に確認しておきたいテンプレ行動
退職届を出す前に2つの注意点があります。このテンプレートを押さえておかないと、いざ退職届を出す時にトラブルになることが考えられるためしっかりと確認しておきましょう。
就業規則を確認
労働基準法の関係でその企業に従業員が10人以上いる場合は、就業規則を作る必要があります。その就業規則には退職に関することを記載されているため、退職を考えている段階で目を通しておきたいです。また会社によっては退職届のテンプレがあるという場合もあるでしょう。
就業規則の内容としては「退職を伝えるのは2か月前」や「退職届の提出先・期限」などが記載されています。退職届の提出期限は会社にもよりますが、早めに設定しているところが多いです。その理由は従業員の退職が決まったら、引継ぎ作業や後継者探しがあって忙しくなるからとされています。
そのため退職届は就業規則通りに提出するか、1か月前には出しておきたいです。そうすることで円満退職にもつながるので意識しておきましょう。
上司に退職を伝える
基本的に退職届を提出するのは上司に退職を伝えてから、退職することが本決まりしてからです。そのためいきなり何の前触れもなく上司に退職届を提出するのは、相手のことを何も考えていないためマナー違反とされます。
そのためまずは退職を伝える必要がありますが、退職理由を聞かれて引き止めにあう可能性が高いです。勤続年数が長いほどその会社の仕事になれているから優秀なため、引き止めにあいやすいでしょう。
引き止めに弱い人は承諾するかもしれませんが、そこで残っても次辞めにくくなるだけです。一度退職すると言ったなら何を言われても断る姿勢をもって交渉を始めましょう。
もし交渉の段階で口頭だけでは不安で書類を通して話したいという人は、退職願を差し出すと良いです。退職願は退職することをお願いする書類なので、退職の話をする時に渡してもマナー違反には当たりません。
また退職を伝えるのは会社の様子を見ることも大事です。例えばプロジェクト中で中核を担っている時にいきなり抜けてしまうと、会社が困るため退職できない可能性が出てきます。
他にも会社が忙しい時はまともに話し合いの場を取ってくれないことも多いです。仮にこちらとしてはきちんと伝えたとしても、上司が適当に相手していて無かったことにされることもあります。
このようなトラブルを避けるためにも会社のプロジェクト中や繁忙期は避けておくのが無難です。
退職届のテンプレを公開
退職届には正しい書き方はありませんが、最低限伝えておかないといけないことがあります。以下で紹介するテンプレ通りに書いておけば問題ないです。
またパソコンで退職届を記入するのも問題ありませんが、一般的には手書きで書くのがマナーです。また手書きの方が誠意が伝わってくるため好印象を与えることができます。
では縦書きと横書きのテンプレを紹介していきます。ちなみに縦書きと横書きどちらでも構いませんのでお好みの方で記入してください。
縦書きのテンプレ
縦書きで記入する際には右からこのような順番で書いていきます。
まずは「退職届」と一行目の中ごろに書きますが、他の時よりも少し大きめに書きましょう。これは「退職届」がタイトルに当たるためです。
続いて二行目の最下部に「私事、」もしくは「私儀、」と書きます。この二つは「私事ではございますが」という意味を持っていて、退職届のようなあらたまった文章を書く時に付けるのがマナーです。
そして三行目から本文を書いていきますが、このように書いてください。
「このたび、一身上の都合により令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたします。」
日付のところのみ適宜変えていただいて後はそのままで大丈夫です。日付は上司と退職の相談をした時に決める退職日を記入します。退職届を提出する日を記入しがちですが、間違わないようにしましょう。
そして退職理由のところで悩む人もいるかもしれませんが、一身上の都合と書くのが一般的で、ここで詳細を書くと会社との関係が悪くなることもあるためおすすめしません。
続いて4行目の中ごろに再度退職日を記入して、その右に自分の所属部署と名前と捺印をします。中小企業だと所属部署もない所もあるためその場合は名前と捺印のみで構いません。
この4行目の部分は必ず手書きで書きましょう。こうすることで証拠能力が上がるため、何かあった時に役立つことがあります。
そして用紙の左端上部に会社名と取締役社長の名前を書くと完了です。会社名は株式会社○○と正式名称で書き必要があります。そして社長の名前は「○○殿」のように最後に殿を付けておくのがマナーです。
横書きのテンプレ
続いて横書きのテンプレですが縦書きのテンプレと各内容に変化はありません。ただ各順番が異なるので注意が必要です。
横書きのテンプレはこのようになります。
「
退職届
○○年○月○日（退職する日付）
株式会社（会社名）
代表取締役社長 （名前）殿
○○課（名前）㊞
私事、
このたび、一身上の都合により令和○○年○月○日をもちまして退職いたします。
以上
」
縦書きとは違い退職届の下に退職日・会社名・社長名・自分の名前を書いてから退職理由を書く順番へと変わります。また最後は「以上」と締めくくる必要があるので注意です。
ちなみに退職願のテンプレはタイトルの部分を「退職願」に変えて、退職理由の部分をこのように変えます。
「このたび、一身上の都合により令和○○年○月○日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」
以上が退職届のテンプレになりますので是非参考にしてください。
退職届を封筒に入れる方法とテンプレ文章
退職届の書類を記入したら続いて用紙を封筒に入れる作業に移ります。封筒は白い封筒を用意しておきましょう。退職届の封入を仕方は、縦書きも横書きの関係ないので同じ封入の仕方で大丈夫です。
封筒の表紙に書くテンプレ文章
まずは封筒に文章を書いておきましょう。書類を入れてから封筒に書くと用紙に跡が付くかもしれないのであまり良くないです。
封筒へは両面書くことがありますが、まずは表に退職届と大きく記入します。ペン先が細いと見づらいため少し太めのものを使うと良いです。
そして裏面には左下に自分の所属部署の名前と自分の名前を書きます。この時、一列に書かずに部署名と自分の名前を連ねて書くのが一般的です。
封入の仕方
封筒への記入が終わったら退職届を封入しますが、まずは退職届を長手で三つ折りにします。
折る順番としては下から折ってその次に上から折るのが普通です。この場合の上下というのは書き出しが上に当たります。
折る際には長さが均等になるようにすると丁寧で良いでしょう。ただきれいさを意識するあまり、何度も折っていると跡がつくため一発で折っておきたいです。
そして封筒に入れる際は退職届の書き出しが封筒の取り出し口になるように入れます。
退職届を出すタイミングのテンプレを公開
退職届は退職を伝えた直属の上司に渡すのが一般的です。渡す時期は就業規則に記載されていることが多いのでそれに従いましょう。もし載っていない場合は上司に退職の相談をした時にでも聞いておくと安心です。
そして渡す時間帯は休憩時間や仕事終わりなど上司が忙しくない時間に渡します。仕事中だときちんと受け取ってもらえないことも多いので避けておきましょう。
中には上司が忙しくてデスクに置いておく人もいるかもしれませんが、後々トラブルになることも考えられます。そういう場合は、デスクに後ほど退職届を渡したいと書置きをしておくと確実に渡すことが可能です。
また退職届を上司に出そうとしているのに受け取ってもらえない場合は、その上の役職の人に渡しましょう。
このようにして退職届を出しますが、取り下げることはできないためしっかり間違いのないように記入しておいてください。
まとめ
退職届というものは退職に当たって絶対必要でありませんが、提出しておかないと後々トラブルになることも考えられるため、必ず渡しておきましょう。
また渡すタイミングは上司と退職を相談してからでないとマナー違反に当たります。もし書類を通して退職を伝えたい場合は、退職願を出すとマナ―違反に当たりません。
そんな退職届はテンプレさえ知っていれば書くのに困ることはありません。ただ日付の部分を間違えがちなため、上司と相談して決めた退職日を記入する必要があります。
そして退職届を出す時は確実に手渡しでするようにしましょう。こうすることで後々トラブルになることを未然に防げます。