社員のいきなり退職を防ぐには?対処法や手続きなどを紹介!

「いきなり辞めると伝えられた場合どのようにすればいいのか知りたい」
「いきなり退職を防ぐ方法が知りたい」
このような悩みを抱えている方もいると思います。

そこで今回は、いきなり退職する理由や対処法などについて紹介していきます。

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いきなり退職されてしまう理由とは?

なぜ、社員がいきなり会社を辞めててしまうのかご存知でしょうか。

それは、経営者または管理者が、「大丈夫だろう」と関与せずにそのままにしておくといきなり辞められてしまう「びっくり退職」が起こってしまいます。

いくら経営者は任せていると思っていても、従業員は気にかけてくれていないと感じている可能性が高く、経営者と従業員の間に大きなズレが生じています。

人は誰でも認められたいという承認欲求があります。この承認欲求が考慮されていないと「必要とされていない」「何のために働いているのか」といった考えになってしまい、こういった感情が強くなれば強くなるほど、びっくり退職が起きてしまいます。

従業員がいきなり退職?連絡が取れない場合どうするの?

口頭・メール・退職届などで会社を辞める旨を伝えられたが、その後連絡が取れない場合には退職手続きを進めなければなりません。

業務の引き継ぎ・制服やカギなどの貸与物の返却に応じない場合、規定があれば退職金を一部または全て支給しないといった対応を取ることもできますが、トラブルとなってしまう可能性もありますので、専門家に相談してから対処する方が良いでしょう。

連絡が取れないケースに多いのが無断欠勤です。無断欠勤の場合、万が一ということもあるため、一度家族や身元保証人などに連絡を取り、それでも従業員と連絡が取れない場合には内容証明郵便で出勤するよう促しましょう。

もし居留守などを使われる場合には懲戒解雇または退職の申し出があったとみなして自己都合で会社を辞める手続きを勧めましょう。

連絡が取れない状態もあるということを想定して、「正当な理由なく欠勤が×日以上に及び、出勤の督促に応じないまたは連絡が取れなくなった場合には懲戒解雇(自己都合退職)とする」というような規定を設けておきましょう。

このように就業規則がないと、従業員が主張してきた際に無効となってしまう可能性もありますので、しっかり設けておくことをおすすめします。

従業員がいきなり退職?連絡が取れる場合の対処法とは?

社員にいきなり会社を辞める旨を伝えられた際、それを拒否する権利は会社にありませんが引き止めることはできます。

そのため、従業員がいきなり退職を申し出てきたら、まず辞めたいという考えに至った理由や意思の固さなどを確認して今後も一緒に働きたいという気持ちを伝えて引き止めてみましょう。

会社側は拒否する権利はありませんので、辞める意思が固い場合には業務の引き継ぎを行ってくれるのかといった退社までのスケジュールを確認しましょう。

話を聞く:退職したい理由などを聞く

従業員から会社を辞める旨を伝えられた際、すぐに引き止めたくなる気持ちも分かりますが、まずは「なぜ辞めたいのか」辞めるという考えに至った過程や理由を聞きましょう。

理由も聞かずに引き止めてしまうと、また働いてもいいと思う可能性がある場合でも、その可能性を潰してしまいます。

そのため、まずは話しを聞くようにしましょう。

引き止める:ちゃんと気持ちを伝える

従業員が会社を辞めたいという考えに至った過程や理由を聞いたら、自分の気持ちを伝えましょう。

今後も一緒に働きたいという気持ちがあれが「これからも一緒に働きたい」という気持ちを伝えることが重要です。

その気持ちが伝わった上で、辞めたいという考えに至った理由の解決策を提案すれば、退職を思いとどまる方もいます。

自分の気持ちを伝えていないのに理屈を伝えても、従業員の気持ちは変わりません。そのため、しっかり話を聞いた上で自分の気持ちをはっきり伝えましょう。

なかには、話をちゃんと聞いて欲しいから、正しい評価をして欲しいから伝えてくるという方もいます。従業員はどのような気持ちで伝えてきたのか、性格やタイプはどうなのか見極めも必要です。

スケジュール:退職日などを決める

会社を辞めることに合意した場合、正確な退職日といった今後のスケジュールを決める必要があります。

また有給休暇が残っている場合、どのようにするのかということも決めなければなりません。有給休暇の消化に多いパターンは、残りの日数を退職日から逆算してから退職日まで有給休暇を消化するといった方法です。

退職を申し出てから2〜3ヶ月後に退職日を設定するという会社が多く、また有給休暇期間を設定せずに残りの日数を買い取って最後の給料で支給するといった会社もあります。これらは、会社によって異なりますので、詳しくは社労士に相談しましょう。

また、これまで退職者が担当していた業務を引き継ぐ後任者などを具体的に決める必要があります。

営業職であれば顧客情報の引き継ぎが必要となり、技術職であれば最低限の技術を継承する必要があります。

退社後に連絡を取る、なんてことがないためにもしっかり引き継ぎを行うようにしましょう。

退職時に必要な手続きとは?

従業員への対応が決定したら、以下の手続きをスタートさせましょう。
雇用保険の手続き
社会保険の手続き
住民税の手続き
最後の賃金計算

自己都合退職・会社都合退職であっても会社を辞める理由は異なるだけで手続き内容は変わりません。

手続きが完了すると、離職票・雇用保険被保険者証・年金手帳・健康保険被保険者証資格喪失確認通知書・源泉徴収票などの必要書類を送付しなければなりません。

また、健康保険被保険者証・社員証・社章・貸与物といったものを返却してもらうのを忘れないようにしましょう。

いきなり退職されるのを防ぐには?

いきなり退職を防止する方法は以下の通りです。
定期的な1on1ミーティングを行う
信頼関係を気付く
やりがいを持って仕事ができる環境を作る

それぞれについて詳しく紹介します。

定期的な1on1ミーティング

いきなり退職されるのを防ぐためには仕事状況・心情を理解し、不満やストレスを溜め込まないように吐き出させ改善する必要があります。

そこで、多くの会社が取り入れているのが「1on1ミーティング」です。この1on1ミーティングとは、1時間程度の面談を従業員と直属の上司などが1対1で行います。

人事評価に関する内容を半期に1回行うことがほとんどですが、大事なのは仕事に関する話よりも従業員個人に関する話です。そのため、従来の面談とは異なり、従業員が8割話しているような従業員主体のミーティングがベストでしょう。

1on1ミーティングで話すと良い内容は以下の通りです。
プライベートの話
現状の悩みや不満といったネガティブな部分を聞く
今期の具体的な反省や来期の課題といった仕事の話

1on1ミーティングで信頼関係を気付くことによって、びっくり退職を防ぐことができます。

信頼関係を築く

信頼関係を気付くのは、築こうと思って築けるほど簡単なものではありません。

かなりの時間がかかってしまうものですが、信頼関係を築こうとしているという行為そのものが従業員にしっかり伝わります。

当然のことですが約束を守ることが基本です。上の立場としてしっかり有言実行し、誰に対しても平等でブレないようにしましょう。

こういった積み重ねが信用・信頼に繋がります。信頼関係がしっかりできることで、従業員は上司についていこうとし、さらに上司を目標にして頑張るでしょう。

また、信頼関係が気付けていたら前もって辞めたいと相談・報告してくる従業員も多くなります。その結果、びっくり退職する方がいなくなりますので、しっかり信頼関係を気づいておきましょう。

やりがいを持って仕事ができる環境を作る

目的を達成してしまうと向上心がなくなってしまいます。そのため、仕事に対してつまらないと思う方もいます。

そこで、やりがいを持って仕事ができる環境作りが重要となってきます。

定期的に会社・仕事内容に対する満足度を従業員と共に追求し、目標を設定することでやりがいを持って仕事に取り組むことができるようになります。

また、新しい業務に挑戦させることも、モチベーションを上げるためには大切なことです。従業員の成長や刺激を与えるためにも新しい業務に挑戦させ、つまらないと思わせないようにしましょう。

いきなり退職しそうな方の特徴とは?

辞めそうなサインや特徴が分かれば、解決できることもありますよね。そこで、しきなり会社を辞めそうな方の特徴を紹介します。

特徴は以下の通りです。
業務外のイベントに消極的になった
何事も曖昧に濁すことが多くなった

以前とは違い、歓送迎会・BBQ大会・懇親会といった任意のイベントに消極的になってきたら注意が必要です。話をする機会を多く設定して原因を探して改善するようにしましょう。

また、辞めるという意思が固くなると明確なことを口にしなくなる傾向があります。

そのため、言葉を濁してきた場合には心しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回紹介した要点をまとめると以下のようになります。
いきなり退職を伝えられたらまずは話を聞く
いきなり退職を防ぐために1on1ミーティングを行う
信頼関係を気付く
仕事に対してやりがいを持たせる
就業規則をしっかり設定する
いきなり辞めたいと言われないためにも、信頼関係や仕事に対するやりがいといった環境作りが大切です。

日頃から従業員に対して気にかけおきましょう。

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