「退職することをメールで送りたい」
「メールで送るのは法的にありなの？」
対中不良やパワハラ・モラハラといった理由で触接交渉を行うのが難しい方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、メールで送るのは有効なのか、どのようなことに注意したらいいのかなどにつて詳しく説明したいと思います。
メールで退職したい旨を伝えるのはアリ？
法律上、退職願には明確なフォーマットはないため、メールで送ることは可能です。
ただし、直接上司に口頭で伝えるのが一般的なので社会人のマナーとしてはNGです。しかし、肉体的・精神的理由ややむを得ない事情がある場合にはメールでも大丈夫です。
この際、退職願ではなく相談という形でメールを送ると良いでしょう。
このようにメールで送ることもできますが、注意してほしいのがメールを送ったままバックレることです。
会社によってさまざまなルールがあると思いますが、一般的に退職したい場合には2週間前より早く伝えなくてはなりません。
メールは、あくまで相談で退職届ではないことを頭に入れておきましょう。
メールで退職したい旨を伝える際のマナーとは？
退職したい旨を伝えるのは基本的に口頭で行うのが一般的です。何らかの理由によってメールで伝えたい場合、注意するポイントがありますので説明していきます。
退職を伝える相手をはっきりさせる
会社を辞めたい旨をメールで伝える際、誰に退職したい意思を伝えるか明確にすることがマナーの一つです。そのため、誰彼構わず「退職したい」とメールを送るのはやめましょう。
一般的には直属の上司にメールを送りますが、パワハラ・モラハラといった理由によっては人事、または小規模な会社であれば社長でも大丈夫です。
また、その際に会社のメールアドレスに送るかプライベートのメールアドレスに送るか悩む方も少なくありません。どちらのメールアドレスでも構いませんが、直属の上司宛てにメールを送るのが一般的なので退職したい旨を伝える際には直属の上司にメールを送りましょう。
退職願ではなく「退職の相談」としてメールを送る
退職したい旨をメールで伝える場合、退職願ではなく退職相談として送るのがマナーです。
体調不良やパワハラ・モラハラといった理由によりメールで退職したい旨を伝えたいときもあると思います。
その際には以下のように退職相談としてメールを送ると良いでしょう。
件名：ご相談
◯◯課長
お疲れ様です。◯◯です。
お忙しい中恐れ入ります。
ご相談したいことがあるのですが、近々、◯分ほどお時間をいただけませんでしょうか。
私は×日から×日の◯時以降でしたらいつでも構いません。
お手数をおかけしますが、宜しくお願い致します。
アポを取る意識でメールを作成しましょう。
【退職したい！】退職願をメールで送る方法
メールで退職願を送る承諾を得た場合の流れや方法を説明していきます。
退職願を作成
退職願をメールで送信する場合、Word・PDFを作成してメールに添付して送ります。
退職願の例文は以下の通りです。
退職願
令和×年×月×日
株式会社◯◯◯◯◯
代表取締役 ◯◯◯◯殿
所属部署 所属課
指名 (捺印)
私儀、
この度、一身上の都合により、
令和×年×月×日をもって
退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
以上
退職願を書く際のポイントは以下の通りです。
1行目の中央に「退職願」と記入
自分のことですがという意味の「私儀、」と記入。「私事、」でも大丈夫が「、(読点)」を忘れないようにしましょう
退職理由は「一身上の都合」と記入
退職希望日は上司と相談した日付を記入
提出日は退職願を提出する日付を記入
所属部署・所属課・氏名を記入し、末尾に認印を押す
会社名は略さずに正式名称で記入
代表取締役の名前には「殿」又は「様」を付ける
自宅にパソコンがない場合、ネットカフェなどのパソコンで作成してもOKです。
Word・PDFではなくメール本文に直接入力してもOKな場合があります。
その際には、以下のように左詰めで記入しましょう。
退職願
令和×年×月×日
株式会社◯◯◯◯◯
代表取締役 ◯◯ ◯◯様
所属部署 所属課 指名 (捺印)
私事、
この度、一身上の都合により、令和×年×月×日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
以上
メールの本文を作成
メールの本文には、まず上司への挨拶を記入して退職願を送ることを伝えましょう。
Word・PDFを添付する場合、メール本文の例は以下の通りです。
件名：【退職願】の送付(氏名)
◯◯さん(上司の名前)
お疲れ様です。◯◯です。
退職願を添付にてお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
直接メール本文に退職願を記入する場合は以下の通りです。
件名：【退職願】の送付(氏名)
◯◯さん(上司の名前)
お疲れ様です。◯◯です。
以下に退職願をお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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退職願を直接記入
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退職手続きについて確認
退職願をメールで送り、上司から「受理した」という連絡がきた場合、会社に返すもの・必要手続きについて確認しておきましょう。
退職したい旨をメールで送った後の流れ
相談メールを送り退職する際の一般的な流れは以下の通りです。
相談メールを送信
退職の意思表示
退職日の相談
退職日の決定
引き継ぎ
退職
一般的には、上記のような流れで退職できますが、なかにはブラック企業のように強引に引き止められたり、恐喝や脅しといった行為で妨害してくる会社もあります。
そのような会社を自力で円満退職することは難しいため、「退職代行サービス」を利用することも一つの手段です。
退職代行サービスとは、退職希望者の代わりに退職の意向を会社に伝えるサービスです。自宅にいながら即日退職することもできますし、面倒なやり取りも完全に委託することができるため楽に退職することができます。
有名な退職代行サービスなら100%退職することができますので、悩んでいる方は検討してみてはいかがですか。
退職したい旨をメールで伝える際の注意点
スムーズにすすめるためにも退職相談をメールで送る際には、以下のことに注意して送りましょう。
退職したい理由を簡潔にまとめる
メール内容を丁寧にする
繁忙期は避ける
「退職」というワードは入れない
メールを送るタイミングは就業時間外
それぞれについて詳しく説明していきます。
退職したい理由を簡潔にまとめる
メールを送る前に、退職したい理由をまとめておきましょう。
退職理由をメールで簡潔に伝えるため以外にも、出社した際に退職理由をしっかり答えられるようにするためでもあります。
強い意思がないと、引き止められてしまったり説得させられてしまいます。そのようなことがないように、きちんとまとめておき、はっきり話せるようにしておきましょう。
メール内容を丁寧にする
これは当然のことですが、丁寧で礼儀をわきまえたメール内容を送りましょう。
最低限「退職したい理由」「退職するまでどうするのか」「どうしてもらいたいのか」の3つはしっかり相手に伝えましょう。
繁忙期は避ける
メールを送る際は、繁忙期は避けて送るようにしましょう。
忙しい時期にメールをしてしまうと、上司がメールに気づかないケースもあります。
さらに、「メールきてたけど忙しくて見れなかった。何の用件だったの？」と聞かれて、口頭で伝えることになりかねません。
また、繁忙期で仕事に追われていれば、あなた自身の落ち着いて相談できる状態ではない可能性もあります。
そのため、繁忙期は避けてメールを送りましょう。
「退職」というワードは入れない
相談メールを送る際、「退職」というワードを入れてしまうと、強い引き止めに合ったり、引き止めるためにさまざまなことを備えたり・良い印象与えませんので入れないように注意しましょう。
メールでは「退職する」という固い意思の元送るのではなく、あくまで相談として上司に送ります。
そのため、「退職を検討しております」とメールがきたら、引き止める余地があると思われてしまいますので、やめましょう。
また、上司は部下が長く働いてくれた方が自分の評価に繋がるため引き止めようと必要以上に身構えてしまいます。
上司が必要以上に肩に力を入れてしまうと、強い口調といった高圧的な態度で迫られたり、さまざまな言い回しで引き止める準備をしてくる可能性があります。
そのため、準備させないためにも相談メールには入れないようにしましょう。
さらに、「退職」というワードを入れることによって悪い印象を与えてしまい手続きなどがスムーズにいかない可能性もあります。
そのため、相談メールを送る際には十分注意して送るようにしましょう。
メールを送るタイミングは就業時間外
メールの内容や理由などが決まったら、いよいよ実際に上司へメールを送るわけですが、そこで悩むのが送る時間帯ですよね。
メールの内容をしっかり確認できる時間帯が好ましいため、就業時間外に送りましょう。
また、勤務中ですと直接「相談の内容は何なのか」聞きに来てしまいメールを送った意味がなくなってしまいます。
そのためにも就業時間外にメールを送りましょう。
ただし、基本的に出勤前の時間は忙しいためやめておきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回の記事の要点は以下の通りです。
メールで退職したい旨を伝えるのはアリ
まずは相談という名目で送る
メールに退職というワードは入れない
送るタイミングは就業時間外
退職は人生を変える大きな決断ですので、後悔のないようにしましょう。