退職時の引き継ぎ・挨拶メールの書き方とは?送る時期やマナーも紹介!

「引き継ぎメールの書き方が知りたい」
「いつ送ればいいのかわからない」
このような悩みを抱えている方もいることでしょう。

そこで今回は、会社を辞めた際の引き継ぎメールや担当者変更の挨拶メールの書き方やタイミング、メールを送る際のマナーなどについて紹介していきます。

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退職時の引き継ぎ・挨拶メールを送るタイミングとは?

会社を辞める際の引き継ぎ・担当者変更の挨拶メールをタイミングをチェックしておきましょう。

引き継ぎ・挨拶メールを送るタイミングは退職日の2〜3週間前!

会社を辞める際の挨拶メールは、後任者の紹介や進行中のプロジェクトの整理などを行う必要があるため退職日の2〜3週間前に送りましょう。

重要なプロジェクトなどに携わっている場合には早めに伝えるべきですが、それ以外は2〜3ヶ月前など早い段階でのメール送信はやめましょう。

メールを早めに送ってしまうと取引先に不安を与えることになってしまい、今後の仕事に影響がでてしまう可能性があります。そのため、早い段階でメールを送信することはやめましょう。

引き継ぎ・挨拶メールを送る時間の目安は終業時間の1時間前!

午前中・14〜17時などの時間帯は忙しく、休憩時間や就業後は残業を行っている方や早く帰りたいと思っている方の邪魔になってしまうため挨拶メールを送るのであれば就業時間の1時間前がベストです。

通常の業務メールとは違い、会社を辞めるという挨拶メールは相手を動揺させてしまったり、メールを返さなければならないと焦らせてしまう可能性があります。

そのため、できる限り相手の仕事に影響のない時間帯を考えてメールを送りましょう。

退職時の引き継ぎ・挨拶メールを送る際のマナーとは?

引き継ぎや担当変更の挨拶メールを送る際、心がけておくべきマナーがあります。
前任者からメールを送る
一斉送信か個別か
メールより直接の方が良い
このように3つありますので、それぞれ紹介していきます。

前任者からメールを送る

担当が代わることによる引き継ぎに時間がかかってしまい、前任者の挨拶をせずに後任者が着任の挨拶をすることは非常に失礼です。

そのため、これまでお世話になったお礼を含めて失礼な対応を取らないように必ず前任者がメールを送りましょう。

ただし、あくまでメールは略式ですので改めて書状で挨拶状を送るようにしましょう。

一斉送信可能?個別の方が良いの?

会社を辞めるという挨拶のメールは個別送信ではなく、一斉送信でも大丈夫です。

メールを送る相手が少ない場合には個別に送っても構いません。しかし、メールを送る相手が多いと時間がかかってしまいます。

そのため、個別で送るか一斉に送るかはメールを送る人数や相手によって変えることをおすすめします。

一斉送信する場合は、メールを送った相手同士の連絡先が共有しないように取引先のメールアドレスは「BCC」に入れ、自分のメールアドレスは「To」に入れましょう。決して「CC」に取引先のメールアドレスを入れないように注意してください。

メールより直接挨拶の方が良い

どれだけメールに思いを込めても直接会って伝える謝意にはかないません。会社を辞める前は、引き継ぎや残りの仕事、さまざまな手続きもあるため忙しくなってしまいます。

ですが、これまでお世話になった厚意に対して誠実に伝えるためにもできる限り直接行いましょう。

退職時の引き継ぎメールの例文を紹介!

業務の引き継ぎが完了したら、取引先へ引き継ぎを行う旨を報告する必要があります。

取引先に報告を怠ってしまうと不信感を与えてしまいますので、しっかり引き継ぎした旨を報告しましょう。

引き継ぎメールの例文は以下のようになります。

【件名】担当者変更のご挨拶

【本文】
株式会社◯◯◯◯
◯◯部◯◯◯◯様

平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇、◯◯部の◯◯でございます。

さて、私事で恐縮ではございますが、×月×日をもちまして
株式会社◯◯を一身上の都合により退職することとなりました。

長年のご厚情、誠にありがとうございました。

なお、貴社の後任は入社×年のベテラン社員である
◯◯◯◯が担当致します。

また、担当業務につきましては遺漏なく引き継ぎを行いましたので、
今後ともよろしくご指導ご鞭撻を宜しくお願い申し上げます。

まずは在職中のお礼と担当者変更のご挨拶を申し上げます。

ーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーー

担当変更する理由・後任者は誰なのか・いつから代わるのかという3つの要素に加え、在職中にお世話になったお礼の言葉を丁重に述べましょう。

引き継ぎメールだけではない!退職時の挨拶メールの例文を紹介!

会社を辞める場合の挨拶メールはどのように書けばいいのでしょうか。

そこでここでは、個別に送る場合と一斉に送る場合に分けて紹介します。

個別送信の場合

個別に送る場合、具体的なエピソードを盛り込むと良いでしょう。

【件名】退職のご挨拶(株式会社◯◯ 自分の名前)

【本文】
株式会社◯◯
◯◯部◯◯課◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯、◯◯部の◯◯です。

私事で大変恐縮でございますが、一身上の都合により
×月×日をもりまして退職することとなりました。
最終出社日は×月×日の予定です。

在籍中は大変お世話になりました。
特に、〇〇のプロジェクトにおいてはたくさんのご支援、ご助言を頂き、
誠にありがとうございます。
◯◯様にご尽力いただけたことは今でも忘れられません。
本当に感謝しております。

本来であれば、直接伺ってご挨拶すべきところ、
メールでのご挨拶となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の◯◯が務めさせていただきます。
後日改めて◯◯とご挨拶に伺いますので、
変わらぬご指導のほど宜しくお願い申し上げます。

本末ながら、◯◯様のさらなるご健闘とご活躍お祈り申し上げます。

株式会社◯◯◯◯
◯◯(氏名)

一斉送信の場合

取引先に一斉にメールを送る際の例文を紹介します。

【件名】退職のご挨拶(株式会社◯◯ 自分の名前)

【本文】
お取引先各位

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯(氏名)です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により
×月×日をもちまして株式会社◯◯を退職することとなりました。
最終出社日は×月×日の予定です。

在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
本来であれば、直接伺ってご挨拶すべきところ、
メールでのご挨拶となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の◯◯が務めさせていただきます。
後日改めて◯◯とご挨拶に伺いますので、
変わらぬご指導の程、宜しくお願い申し上げます。

本筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

株式会社◯◯◯◯
◯◯(氏名)

ポイントは以下の通りです。
退職理由は具体的に書く必要はないため「一身上の都合」とする
退職日を明記する
後任者を紹介し、後日挨拶に伺う日程調整を行う

ポイントをしっかり抑えて失礼のないようなメールを送りましょう。

退職時の引き継ぎ・挨拶メールを送る際のポイントを紹介!

引き継ぎや担当者変更の挨拶メールを送る際のポイントを紹介していきます。

担当者が代わる理由を明記

担当者が代わる理由を伝えずに担当が代わったことだけ報告すると、取引先は不信感を持ってしまい今後に影響しかねません。

そのため、担当者が代わる理由を簡潔かつ明確に伝えましょう。

後任やその後の予定を明記

担当者が代わったことによって、会社間の関係や取引先の業務にトラブルが発生しないようにすることが重要です。

そのため、後任者が取引先に伝わっていない場合、新しい担当者の名前・連絡先などを明記しましょう。

新しい担当者の名前や連絡先に加えて×月×日の打ち合わせには後任者を同席する旨や、後日後任者が挨拶に伺うといった直近の予定も明記しておくと良いでしょう。

退職後の連絡先は記載しない

一般的に会社を辞める旨を伝える挨拶メールには、プライベートで利用しているメールアドレスや携帯電話番号など記載しません。

社内への挨拶メールの場合には記載する場合もありますが、社外への挨拶メールには一切記載しませんので覚えておきましょう。

なぜかというと、その後何らかの事業に発展した場合に勤めていた会社から顧客情報を利用したと不審に思われるからです。怪しまれないためにも社外へ挨拶メールを送る際には連絡先を記載しないように注意してください。

退職時の引き継ぎ・挨拶メールがきた場合の返信はどうする?

会社を辞める際のメールは送るだけではなく、送られてくるケースもあります。

基本的には返信はしなくて良いですが以下にようなケースには返信が必要です。
個人宛てに届いた場合
今後も自社と関係が継続する人が辞めた場合
メールを返したいと思った場合
特に社外の方からメールが送られてきた場合、今後も関係性を維持するという意味でも返信しておいた方が無難です。また、社用アドレスから送られている場合には退社と同時に使用できなくなる可能性もありますので早めに返信しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回紹介した要点をまとめると以下のようになります。
送るタイミングは退職日の2〜3週間前で就業時間の1時間前
一斉送信しても問題ないが、その際は「BCC」を付ける
後任者や今後の予定を明記する
プライベート用の連絡先を記入しない
具体的な退職理由を書く必要はない
上記のポイントをしっかり頭に入れ、失礼のないように、またトラブルが起きないようにしましょう。

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