退職願はいつ提出すればいい?提出の際の注意点やテンプレートもご紹介

退職願とは、退職の際に提出する書類のことです。

この書類は、退職の際はじめて作成するものであるため、退職経験がなければなじみがない場合がほとんど。
退職に関係する書類というのは知っているけれど、書き方や提出のタイミングについては詳しく知らないという方もいるでしょう。

そこで今回は、退職の意思を固めた人のために退職願の役割や提出のタイミング、実際に使えるテンプレートなど徹底的に解説します。退職願への知見から作成まで役立つ記事になっているので、ぜひ参考にしてみてください。

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【テンプレ】退職願と退職届の違いとは?

退職願と退職届はその字面からなんとなく同じものだと感じてしまいがちですが、実際は異なる意味をもつ書類です。提出するタイミングも違うので、混在しないよう注意しましょう。

また上記と同様に間違えられやすい書類として、辞表があげられますがこれは役員が役職を退く場合に使用される書類であり、退職願や退職届のような意味はありません。(ただし、公務員が提出する辞表は一般企業とは違い「退職届」と同様の意味をもつとされています。)

退職願

退職願は、退職の意思を会社に表明するための書類です。いわば辞意の報告のようなものなので、これを提出したからといって退職が確定するというわけではありません。

退職願は必ず提出する必要はなく、口頭だけで願い出ることも可能。しかし企業によっては規則で提出を義務づけているケースもあります。そのような場合は、規則に従って提出を行いましょう。

また口頭での報告だけでは、上司に聞いていないと言われてしまうと退職自体が承認されない可能性もあります。退職願を書面で提出しておくことでこのようなトラブルを避けることができるため、記録の意味でも提出しておくと安心です。

退職届

退職届は退職の意思を伝えた後、会社から承認された際に提出する書類です。退職願とは違い、退職を目視化するために会社側が提出を促しているケースが多く、提出するのが一般的とされています。
退職届の提出を義務化している会社のなかには、テンプレートの用意があることも。会社からの規定がある場合は必ずそれに従うようにしてください。

退職届はその名の通り、「退職を届け出る」書類です。受理された後は特別な事情がない限り取り下げはできないので、しっかりと辞意を固めてから提出しましょう。

【テンプレ】退職願提出から退職までの一般的な流れ

退職の相談をする前に、退職願や退職届を提出するタイミングや退職までの流れを確認しておきましょう。どのような流れで退職するのかを確認しておけば、適切な時期に書類を用意することができます。

1.退職を決める

まずは退職の意思を固めることが大切。退職願を提出した後でやっぱり辞めないというのは難しいものです。

会社に迷惑をかけないためにも、本当に退職したいのか、退職しなければならないのかを事前にじっくりと考えて、しっかりと退職の意思を固めてから行動するようにしましょう。

2.退職願を作成する

辞意が固まったら退職願を作成します。退職願はあくまでも退職の意思を報告するものですが、形式というのは大切なものです。マナーを守ってきちんと作成しましょう。

3.直属の上司へ退職願を提出する

退職願が完成したら、直属の上司へ面談の約束を取り付けます。退職願は面談の際に手渡しで提出しましょう。ただし会社の規則で退職願の提出が義務化されていない場合は、口頭で伝えるだけでも構いません。

4.上司と相談しながら退職日を決定する

退職願が受理され、会社から退職が承認されたら、上司と相談しながら退職日を決定します。会社の状況によっては退職日がずれ込む可能性もあるので、退職届の作成は退職日が決定してからにするとよいでしょう。

5.退職届を作成する

面談で正式な退職日が決まったら、退職届を作成します。こちらも退職願と同様にビジネスであることを忘れず、マナーを守って作成することが大切。もし会社規定のテンプレートがあれば、必ずそちらを使用します。

6.会社の規則に従って退職届を提出する

退職届が完成した時点で、会社の規則を確認しておきましょう。「退職届は退職日の〇日前に提出する」などの規則があれば、そちらに従って提出します。
退職届も退職願と同様に、直属の上司へ手渡すのがマナーです。

7.引き継ぎなどの業務を行い退職

退職届を提出し、正式に退職が決定したら業務の引継ぎにうつります。ここまでくると退職が確定した状態なので、退職の準備を進めても構いません。退職後職場に迷惑をかけないよう、きちんとした引き継ぎ計画をたてて行うのがポイントです。

【テンプレ】退職願を書くときに注意すること

退職願の書き方で注意しなければならない点についてもチェックしておきましょう。使用する用紙や封筒などにもルールがあるので、これから用意をする場合は気をつけてください。

使用する用紙について

退職願や退職届に使用できる用紙は、A4もしくはB5のどちらかです。必ずビジネス用の白い便せんを使用してください。
手書きはもちろん、パソコンで作成して印刷する形でも構いません。

退職願を入れる封筒について

退職願・退職届ともに封筒に入れて提出するのがマナー。ほかの書類のように素のままで提出するのはあまりよくありません。
封筒も便せんと同様にビジネス用のものを選んでください。郵便番号枠のあるものや中身が透けてしまう薄いものは適しません。
サイズは便せんの大きさに合わせて、A4であれば「長形3号」をB5であれば「長4号」を使用します。

使用する筆記用具について

手書きの場合に使用できる筆記用具は、黒いボールペンか万年筆とされています。水性・油性は問いませんが、フリクションボールペンのような消せるボールペンは避けましょう。
書道が得意なら筆ペンで書くのもおすすめです。

退職願の例文(テンプレ)

退職願・退職届ともに横書き、縦書きどちらでも構いません。またこれといったルールはないので、この通りに書かなくとも退職の意思さえ表記されていれば、受理はしてもらえます。
今回は横書きのテンプレートをご紹介していますが、縦書きも入れる内容は同じです。

・退職願
・退職日
・会社名と代表者
・自分が所属している部署名と自分の名前・捺印
・「私事」
・退職を願い入れるといった内容の本文

退職願を作成する際には、必ず上記の6点を入れます。

退職日にはあらかじめ決定した日を記しておくことで、いつ退職するのかを明確にする役割があります。右上には、自分が所属している部署とフルネームを必ず記しておきましょう。捺印も忘れずに。
また本文の一行上に右寄せで、「私事、」と入れるのも大切です。これは「私事で申し訳ないですが…」という意味をもち、入れておくことでより丁寧な印象を与えます。

<退職願のテンプレート>
退職願
令和〇年〇月〇日
会社名
代表者 殿
所属

私事、

この度、一身上の都合により令和〇年〇月〇日をもって、退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

以上

【テンプレ】退職願を封筒に入れる際に注意すること

退職願や退職届を提出する際は封筒に入れるのがマナーですが、入れ方や封の仕方にも細かなルールがあります。

封筒へ入れる方法が間違っていたからといって怒る上司は少ないと思いますが、社会人としては知っておきたいもの。社内のみで取り扱うものとはいえ、あくまでもビジネス上の書類と捉え、ルールに従って作成しましょう。

便せんの折り方

便せんを封筒に入れる際は、三つ折りにするのが基本。便せんによっては三つ折りをしやすいように目印がつけられているものもあります。目印の通りに折れば綺麗に三つ折りになるので、これに従うとよいでしょう。

また三つ折りをする時は、縦書き横書きにかかわらず下から折るのが一般的です。

封筒の表面

封筒の表面には、開けなくても中身がわかるように「退職届」と大きめな字で表記しておきます。できるだけ中央に書くと綺麗に見えるので、おすすめです。

封筒の裏面

封筒の裏面左下あたりには、自分のフルネームと所属している部署を忘れずに記載しておきましょう。中に便せんを入れたらのり付けをして、最後に「〆」と書き綴じます。

【テンプレ】退職願を提出する必要があるかの判断は会社の規則をチェック

繰り返しになりますが、退職願を提出するかの判断は会社の規則をチェックして検討してください。「退職願」の提出は必要ない場合も多いですが、規則によっては義務とされている場合もあります。
めんどくさいからと確認せずに面談に行くと、退職願を提出してと言われてしまうかもしれません。そのほかにも退職に関する規定が定められていることがあるので、退職を決めたらまずは規則を確認するようにしましょう。

まとめ

退職願は退職届と混在しやすい書類ですが、ふたつとも全く異なった意味をもつ書類です。提出は義務とされていない場合も多いですが、「言った言わない」のトラブルを避けるためにも提出しておくと安心。

そしてあくまでビジネス上の書類なため、細かいルールや提出のタイミングを間違えないことも大切です。普段あまりなじみのない書類ではありますが、退職をする際は提出しなければならない可能性もあるので、事前に確認しておけばいざという時スムーズに作成できるはずです。

所属している企業の就労規則を確認し、上司の対応も想定しつつ、退職願を提出するか否か検討してみてください。

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