退職の意思は誰に伝えればいい?退職相談の流れと注意するポイント

退職の相談をいつ・誰にすればいいのか悩むこともあるでしょう。人生はじめての退職なら、右も左もわからない状況でも無理はありません。社会人であればマナーに気をつけることも大切。今後のことを考えると円満に退職しておいた方が安心です。

正社員の退職には、決められた手順や守らなければならないマナーなどがいくつかあります。退職時にトラブルを起こさないためにも事前に確認しておきたいところです。

そこで今回は、トラブルを引き起こさず円満に辞める方法を知りたい!という方のためにいつ・誰に伝えるのか、退職を相談するまでの流れなど、面談に関することを徹底解説。退職を決意した方は必見です。

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【退職の意思は誰に言う?】直属の上司へ相談を

退職の意思は直属の上司へ伝えるのがマナー。ほかに伝えやすい人がいる場合は、そちらに相談したくなることもあるかもしれません。しかし直属の上司へ伝える前に他の人に相談してしまうと、噂状態で上司の耳に入ってしまうリスクもあります。退職の相談のように重要なことを人伝に聞くのは、気分がよいものではありません。話が漏れてしまうことがないよう、退職届を提出するまでは仲の良い同僚にも明かさないように気を付けましょう。

また、あなたのことを管理している直属の上司でなければ、退職についての承認を出すことはできません。スムーズに手続きを進めるためにも直属の上司に相談してください。これは、不必要なトラブルを避けるためにも大切なことです。

辞意をしっかり固めてから相談を

ここでポイントとなるのは、退職の意思を強く固めてから相談に挑むことです。あいまいな状態で伝えても上司はどうしたらよいかわからず、「もう少し続けてみたら」とあしらわれてしまうでしょう。

そもそも上司はできるだけ退職させたくないと考えているはずなので、意思があいまいだと引き止める傾向にあります。部下の管理もしているわけですから、人員が減ってしまうことを喜ばないのは当然ともいえるでしょう。

あしらわれてしまい、退職できないなんてことにならないよう、退職希望日・退職の理由・退職の意思などをはっきりと伝え、疑問に思ったことはこの場で訪ねておくことが大切です。

【退職の意思は誰に言う?】退職はいつ伝えればいい?

法律上では「退職日の2週間前までに申告する」(627条1項)と定められており、最短2週間で退職できます。しかし多くの場合、会社の就業規則で「退職日の〇ヶ月前に申し出ること」といった独自のルールが定められているケースがほとんど。

退職までの期間は業務の引き継ぎを行うため、企業によって必要な日数が異なります。一般的には1ヶ月前〜2ヶ月前に申告とされていることが多く、就業規則で定められていない場合もこれに沿って提出しましょう。
円満退職を目指すのであれば、期間に余裕を持って伝えておくことが大切です。

会社の規則を確認

上司へ相談する前に会社の規則を確認してみましょう。「退職日の2ヶ月前までに申し出ること」といった規則が設けられていれば、それに従うべきです。

大抵の場合、このような規則が定められているのには意味があります。大きな会社であれば事務手続きに時間がかかったり、引き継ぎ業務が多くあるなど作業に時間がかかるのであれば長めに設定されていることもあるでしょう。

他の社員に負担がかかるのを避けるためにも、退職願提出のタイミングには気をつける必要があります。

明確な規則がなければ2ヶ月前に相談を

上記のような規則が設けられていない場合は、2ヶ月前に相談しておくのが一般的。なぜなら退職までの期間は、業務の引き継ぎを行う予定があるからです。しかし退職前には有給休暇を消化する必要があったりと、全ての時間を引き継ぎに充てられるわけではありません。

引き継ぎの業務量が多いとしても2ヶ月間あれば、有給休暇を取得した上で余裕を持ったスケジュールを組めるでしょう。

【退職の意思は誰に言う?】上司へ相談する際の流れ

上司へ退職の相談を持ちかける際にも社会人としてのマナーが必要になります。

アルバイトであれば、事前にアポイントメントを取る必要はなく、責任者にその場で切り出しても問題ありません。しかし正社員ともなるとそうはいかないのが実情。最後に上司から顰蹙をかわないよう、マナーを守って面談するようにしてください。

話し合いの約束を取り付ける

退職の意思をしっかりと固めたら、次のステップとして面談のアポイントメントを取ります。社内の面談であっても事前に連絡を入れて、時間を作ってもらうのが社会人としてのマナー。2人きりになれたからといって、業務中や退社後の飲み会などで「話があるんですが…」と突然切り出してはいけません。

「折り入ってご相談があるので、〇日の〇時に〇分ほど時間をいただけませんか?」と伝え、事前に約束を取り付けておきましょう。

退職についての相談は一対一で行う

退職の相談は2人きりで行うのが基本。周りがガヤガヤしている場所では、落ち着いて話をすることができません。

周囲に内容が漏れてしまうのを防ぐためにも「大切な話なので…」と個室に移動してもらえるように促しましょう。
面談の時間は、必ず就業時間外を選択してください。上司が忙しくなさそうな時間帯を見計らうのがポイントです。

【退職の意思は誰に言う?】話し合いの際に注意するポイント

・退職希望日を明確に伝える
・退職理由を伝える
・退職願の提出
・退職日の決定

こちらは全て、面談時に行わなければならないことです。伝え方には注意して、トゲのない言い回しを使いましょう。上司も人間ですから、伝え方によって希望が通るかどうかが変わることは十分にあり得ます。

退職理由は個人的な理由にしておく

退職理由は人によってさまざまでしょう。退職を決めたくらいですから、現在の会社に多かれ少なかれ、不満を持っているのではないでしょうか。

しかし、その不満を上司へそのまま伝えるのは控えた方が無難です。自分が請け負っている部下に不満を伝えられると、少なからず責任を感じるもの。待遇や業務への不満はあまり伝えず、「夢を叶えたい」「やりたいことができた」などポジティブな理由を伝えましょう。

このような理由であれば上司や同僚も快く送り出しやすく、わだかまりを作って退職をするリスクも避けられます。

退職希望日の伝え方に注意する

退職希望日の伝え方に注意することも大切なポイント。「〇日に退職する」のような一方的に言い切る形では伝えないようにしてください。「〇日が希望ですがどうでしょうか」と指示を仰ぐ形で伝えることで、反感をかう可能性はグッと下がります。

また、「どうしてもこの日までには退職したい」「この日までに退職できればいつでもいい」など、決定権を相手に委ねてしまうのもひとつの手です。上司にも細かい調整があるので、要望があればできる限り応えておくとより親切でしょう。

退職を引き止められたらどうすればいい?

退職の意思を伝えた際、人手不足・進行中のプロジェクトがある、などの理由から引き止められる可能性があります。「あなたは優秀だからもう少しいてくれ」と頼まれることもあるかもしれません。

しかし、ここで強く断らなければいつまでも退職することはできないでしょう。上司も1度成功すると、引き止めれば考え直してもらえると思い、何度相談しても退職の手続きまで進めてもらえないという事態に陥ることすらあり得ます。

気が弱い人や優しい人はむずかしいかもしれませんが、ここは自分の未来のためになんといわれても退職の意思を曲げないことが大切。気を強くもって固い意志があることを真摯に伝えれば、上司も理解してくれるはずです。

【退職の意思は誰に言う?】メールやラインで連絡してもいい?

退職などネガティブな内容は対面で伝えづらいもの。メールやラインの方が比較的言い出しやすいので、このようなツールを使って連絡したいと考えることは自然なことです。

文面での相談は原則NG

対面で言い出しにくいことから、退職の意思を文面で伝えたいと考えている人もいるでしょう。しかし文面でいきなり、「退職したいのですが」と切り出すのは残念ながらマナー違反。出社できないほどのやむを得ない事情がない限り、メールやラインでの報告は控えるべきです。

メールやラインで退職の意思を伝えるのはマナー違反ですが、面談のアポイントメントを取るのに使うのは問題ありません。ただし文面には「退職」の文字を入れないようにしてください。「折り入ってお話があるので、ご都合のよい日時をお聞かせ願います」と、相談があることだけを伝えるようにしましょう。

まとめ

昨今は1人の人間がひとつの会社に終身雇用されるということも減り、より条件のよい会社へ転職を考えている人も増えています。

そのようにして退職を決意した後のステップは、上司に相談することです。相談相手は必ず直属の上司に、対面で伝えます。トラブルを避けるためにも退職が正式に承認されるまでは、同僚や別の上司には伝えないように気をつけてください。上司から社内に発表されるまで退職理由なども伝えないのが無難です。

退職までの手続きには行うこと・注意点が多くありますが、ひとつひとつ丁寧に行っていれば円満に退職することはそうむずかしいことではありません。手順を間違えないように注意しながら円満な退職のため、前もって十分な準備をしていってください。

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